Die Organisation deiner ersten (oder nächsten) Klassenfahrt steht an und damit auch die Fragen, was du alles vorbereiten und abstimmen musst?

Dann hast du hier unsere Planungstipps und die wichtigsten Checklisten, damit deine Klassenfahrt ein voller Erfolg wird!

• Vor der Buchung der Klassenfahrt
• Detailplanung
• Kurz vor der Reise
• Checkliste zur Planung deiner Klassenfahrt
• Richtlinien von Klassenfahrten
• Vorlage Anmeldung zur Klassenfahrt
• Packliste für die Klassenfahrt

Die Idee der Klassenfahrt ist geboren, jetzt heißt es, so früh wie möglich mit der Planung zu starten:

• Kläre die Richtlinien für Klassenfahrten an deiner Schule und in deinem Bundesland ab. Einige Schulen haben auch ein eigenes Fahrtenkonzept und die Dokumentation / Erfahrungen aus vorherigen Klassenfahrten.

• Fokus der Klassenfahrt setzen:Soll es ein Sprachcamp werden? Wollt ihr ein Denkmal oder einen historischen Ort besuchen? Geht es um Teambuilding in deiner Klasse? Oder willst du die Klassenfahrt mit einem Medien-Workshop verbinden?

• Beachte hierbei auch die pädagogischen Aspekte, d.h. Anforderungen des Lehrplans, Anknüpfungspunkte an den Unterricht, Förderung von Sozial- und Sachkompetenzen.

• Nicht alle deine Schüler:innen werden die finanziellen Mittel für eine Klassenfahrt haben. Daher solltest du frühzeitig Finanzierungsmöglichkeiten recherchieren.
  
• Sprich mit deinen Schüler:innen über ihre Wünsche zur Klassenfahrt.

• Informiere die Eltern auf dem nächstmöglichen (oder einem gesonderten) Elternabend über die Klassenfahrt und die geplante Destination – neben der allgemeinen Information kannst du auch gemeinsam mit den Eltern mögliche Ziele festlegen.
  

• Recherchiere Anreise, Unterkunft und Transfermöglichkeiten und hole dir Kostenvoranschläge ein - verschiedene Anbieter zu vergleichen lohnt sich immer.

• Organisiere die schriftliche Einverständniserklärung aller Schüler:innen bzw. Erziehungsberechtigten über eine verbindliche Anmeldung – dies geht am einfachsten über einen Elternbrief, in dem du auch noch einmal die Details der geplanten Klassenfahrt aufführst.
  

Wenn alle Einverständniserklärungen vorliegen, kann es weitergehen:

• Lasse dir von der Schulleitung die Klassenfahrt als Schulveranstaltung genehmigen.
• Suche dir Begleitpersonen, um die Aufsichts- und Fürsorgepflicht auf der Klassenfahrt gewährleisten zu können.
  
• Stelle den Antrag auf Dienstreisegenehmigung für dich und evtl. begleitende weitere Lehrkräfte.
• Aktualisiere und prüfe deine Planungsübersicht. Hast du alle Punkte erreicht? Wer braucht finanzielle Unterstützung? 
• Buche die Unterkunft (Jugendherberge, Naturfreundehaus, …) und das Transportmittel. Achte dabei auf die Stornobedingungen und schließe ggf. eine Reiserücktrittsversicherung ab.
  
• Beantrage so erforderlich/möglich die Zuschüsse für die Klassenfahrt oder überlege, welche anderen Ausgleichsmöglichkeiten es gibt.

Unterkunft und Anreise sind gebucht? Dann gehts jetzt los mit der Detailplanung:

• Dokumentiere alle Buchungsbestätigungen, Einverständniserklärungen und co in deiner Planungsmappe.

• Um die Fahrtenkasse für die Klassenfahrt zu füllen, kannst du mit deinen Schüler:innen Klassenaktivitäten planen und organisieren. Beispielsweise einen Basar, ein Schulfest, einen Kuchenverkauf oder Zwecksparen.

• Plane Aktivitäten für die Klassenfahrt und informiere dich darüber, welche Gegebenheiten am Zielort vorherrschen – auch Gut- und Schlechtwetterplanung solltest du ca. 5-6 Monate für der Klassenfahrt schon einmal beginnen.

• Sollte es nötig und möglich sein, mache eine persönliche Vorab-Erkundung des Klassenfahrtziels, der Unterkunft und der Aktivitätsorte (hebe die Quittungen dafür fürs Finanzamt auf).

• Vereinbare mit deiner Klasse oder den Eltern Regeln, die während der Klassenfahrt gelten (bspw. Verbot von Alkoholkonsum, Rauchen & Drogen, die Nutzung von Smartphone und sonstigen elektronischen Geräten, die Ausgeh- und Freizeiten und Pünktlichkeit). Sprecht auch über die möglichen Konsequenzen bei Verstoß gegen diese Regeln.

• Die Regeln und die Detailplanung der Klassenfahrt lassen sich gut in einem zweiten Elternabend besprechen. Ebenso kannst du dort die Notfallnummern und Ansprechpartner aller Erziehungsberechtigten und evtl. noch fehlende Unterlagen einsammeln.

• Erfrage individuelle Bedürfnisse oder Einschränkungen bei deinen Schüler:innen oder deren Eltern (bspw. Nahrungsmittelunverträglichkeiten, Medikamenteneinnahme, etc.) – Diesen Punkt kannst du auch schon in die Einverständniserklärung mit einbeziehen.

• Achte darauf, dass die erforderlichen persönlichen Dokumente (Personalausweise, Krankenversicherung, Impfausweise) aktuell und gültig sind.

• Schau, ob alle Zuschüsse genehmigt wurden, noch etwas offen ist, oder ihr noch weitere Ausgleichsmöglichkeiten angehen müsst.

• Gib der Unterkunft die genaue Teilnehmer:innenzahl an und vergesse hierbei nicht die Begleitpersonen.

• Bereite deine Klasse auf die Klassenfahrt vor: Welche Ziele hat die Klassenfahrt? Sollen die Schüler:innen Referatsthemen aus der Klassenfahrt mitnehmen und im Nachgang darüber referieren? Soll ein Abend von den Schüler:innen gestaltet werden? Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Verfasse einen zweiten Elternbrief mit den genauen Reisedetails (Abfahrtszeit und -ort, geplante Ankunftszeit bei der Rückreise, Name und Kontaktdaten der Unterkunft, nötige Reisedokumente, Versichertenkarte, Übersicht über die Programmpunkte, Packliste für die Schüler:innen (ein Beispiel findest du weiter unten), Informationen über die Regeln und Konsequenzen bei deren Verstoß, Kontaktmöglichkeiten, Obergrenze des Taschengelds, Obergrenze an Gepäckstücken, etc.

• Prüfe die Unterlagen und deine Planungsübersicht auf ihre Vollständigkeit (sind alle Einverständniserklärungen vorhanden? Hast du alle Kontaktdaten von den Eltern? Sind alle Kosten beglichen? Liegen alle Buchungsbescheinigungen und ggf. Eintrittskarten für bspw. Museumsbesuche vor?) – wenn noch etwas fehlt, schreib eine Elternmitteilung oder Rufe die Erziehungsberechtigten direkt an.
• Gehe deine Wochen- und Tagesplan für die Klassenfahrt noch einmal durch und schau, dass du nichts vergessen hast.
• Packe einen Erste-Hilfe-Koffer
• Rufe kurz vor der Reise sicherheitshalber nochmal bei dem Bus- und Reiseunternehmen und bei der Unterkunft an, um dich abzusichern, dass alles richtig gebucht wurde.
• Packe alles an Material ein, was du für deine Aktivitäten brauchst (z.B. Filzstifte, Kreppband, Tagespläne und co.)
• Organisiere dir im Sekretariat einen Lehrkraftsausweis und eine offizizelle Klassenliste für Eintritte in Museen und co.

Auch wenn ihr euch nicht auf dem Schulgelände aufhaltet, gilt eine Klassenfahrt als „außerschulischer Lernort“. Somit gelten auch alle Regelungen und Gesetze, die innerhalb des Schulgebäudes greifen würden.

Die Schulrichtlinien zu Klassenfahrten geben dir genaue Vorgaben und einen Rahmen für deine geplante Klassenfahrt,beispielsweise zu zumutbaren Kosten und Versicherungsschutz, wie/wofür du eine Reisekostenvergütung erhältst oder der Häufigkeit von Schulfahrten.

Je nach Bundesland (und Schule) gibt es bei den Schulrichtlinien einige Unterschiede, die wesentlichen Punkte sind aber eigentlich gleich:

• Für die Planung/Durchführung einer Klassenfahrt sind die Anforderungen der Schulkonferenz zu beachten und sie ist durch die Schulleitung zu genehmigen.
• Die Eltern sind über jeden Schritt der Klassenfahrtplanung zu informieren.
• Verbeamtete (und angestellte) Lehrkräfte sind zur Durchführung einer Klassenfahrt verpflichtet, ebenso die Schüler:innen (außer finanzielle oder religiöse Gründe sprechen dagegen, dann ist in der Zeit der Klassenfahrt der Unterricht einer Parallelklasse zu besuchen).
• Je nach Klassengröße muss mindestens eine weitere Begleitperson (neben der Klassenlehrer:in) an der Fahrt teilnehmen (insb. bei mehrtätigen Fahrten).
• Die An-/Abreise (Stichwort: Beförderungsbedingungen) muss mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen. Eine Mitnahme von SuS in deinem privaten PKW ist nur in zu genehmigenden Ausnahmefällen möglich und ist im Schadenfall ein großes Risiko für dich.
• Der Versicherungsschutz: Während der Klassenfahrt sind die Schüler:innen gesetzlich unfallversichert (außer sie nehmen private Aktivitäten vor – dann greift die Familienversicherung, so vorhanden).
  Achtung: bei allen Unfällen wird deine Aufsichtspflicht überprüft. Informiere dich daher auf jeden Fall vorab über die Geltungsbereiche der Versicherung und sprich dich ggf. auch mit dem Reiseveranstalter zum Unfallrisiko und Aufsichtspflicht bei Aktivitäten ab. Bzw. frag mal unsere Expert:innen zur Diensthaftpflicht.
  
• Sind sportliche Aktivitäten mit besonderen Anforderungen geplant, muss die Teilnahme an dieser durch die Eltern genehmigt werden und eine ausgebildete Aufsichtsperson muss die Aktivität betreuen.
• In den meisten Bundesländern gilt für Klassenfahrten ein generelles Alkohol- und Rauchverbot (Stichwort: Schulgelände bzw. Jugendschutzgesetz). Seid ihr im Ausland unterwegs solltest du dich (und deine SuS) vorab über dort geltende Regeln informieren – insb. da hier Altersgrenzen und Strafen teils deutlich höher sind.
• Zur Aufsichtspflicht der Lehrkraft/Begleitperson gehört auch die Überwachung der Medikamenteneinnahme von chronisch kranken Schülern – allerdings nur, wenn du hierzu die Genehmigung und eine Einweisung der Eltern erhalten hast.